[Ki·ON] - www.ki-on.de
Das freundliche System zur Verwaltung von Tageseinrichtungen für Kinder und Jugendliche
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Freitag, 20. Mai 2005
Nürnberg:
Voll im Programm
Verwaltungsprogramme für Kindertageseinrichtungen
In loser Reihe - ohne Wertung versteht sich - haben wir in klein&groß damit begonnen, Verwaltungsprogramme für Kitas vorzustellen, zum Teil als Erfahrungsbericht, zum Teil als reine Vorstellung des jeweiligen Systems.
In dieser Ausgabe geht es um das Verwaltungssystem [Ki·ON].
Die Stärke des Systems liegt aufgrund der konsequent auf Vernetzung ausgerichteten Struktur besonders in der Verwaltung mehrerer Einrichtungen mit gemeinsamen Verwaltungsstellen wie Träger, Fachberatung, Jugendamt usw. Alle Eingaben und Änderungen an den Daten, die verschlüsselt über das Internet ausgetauscht werden, stehen sofort nach der Speicherung für andere berechtigte TeilnehmerInnen zur Verfügung. Auch der Ausfall eines PCs in einer Einrichtung ist ungefährlich, da jederzeit von einem anderen PC aus über das Internet weitergearbeitet werden kann, zur Not auch von zu Hause.
Die Idee für dieses System entstand vor etwa sieben Jahren, als ein Kitaverband mit 60 Einrichtungen an uns herantrat, um ein geeignetes System für die Verwaltung der Tageseinrichtungen zu suchen. Gemeinsame Runden mit dem Fachteam, den Leitungen, der Verwaltung und Mitarbeitern unserer Firma als Berater in Bezug auf die technische Eignung eines solchen Systems zeigten schnell, dass eine geeignete Software zum damaligen Zeitpunkt nicht verfügbar war.
Da unser Systemhaus schon mehrere Jahre lang den technischen Support für diesen Verband bewerkstelligte und zahlreiche PC-Anwenderschulungen durchgeführt hatte, waren unseren Mitarbeitern die Probleme der Leitungen sehr vertraut und es entstand der Gedanke, ein eigenes System zu entwickeln. Schon damals lauteten die Anforderungen:
Was bietet das System für die Praxis?
Das System bietet sehr umfangreiche Erfassungsfunktionen: Es können für jedes Kind neben den üblichen Stammdaten (Adresse, medizinische Daten, Abrechnungsdaten, etc.) auch beliebig viele Bezugspersonen (Sorgeberechtigte, Abholberechtigte) und eine unbegrenzte Zahl zeitlich unabhängiger Leistungsvereinbarungen hinterlegt werden, jeweils mit eigenen Abrechnungsdaten, die vollautomatisch auch in eine Beitragsberechnung und Nachberechnung überführt werden können.
Auf diese Weise lassen sich Korrekturen bei der Beitragsabrechnung leicht durchführen - einfach für den gewünschten Zeitraum den richtigen Vertrag eingeben oder einen Vertrag korrigieren. Bei der nächsten Abrechnung werden Abweichungen automatisch berücksichtigt und die Differenz berechnet.
Änderungen an den Daten können jederzeit von den berechtigten Personen durchgeführt werden und werden sofort bei der Abrechnung, bei der Erstellung von Statistiken und auch beispielsweise bei der Belegungsplanung berücksichtigt. Die Verwaltungsstelle muss hierfür lediglich auch mit dem Internet verbunden sein, ohne dass zunächst E-Mails oder Disketten mit den Daten ausgetauscht werden müssen.
Mit Hilfe von [Ki·ON] kann eine beliebige Anzahl von vordefinierten Betreuungsangeboten erstellt werden, die sich einzelnen Kindern zuordnen lassen. Natürlich kann auch für jedes Kind ein individueller Betreuungsplan erstellt werden. So kann je nach Bedarf eine hochflexible Betreuung angeboten werden, die viertelstundengenau mit beliebig vielen Debitoren (Eltern, Jugendamt, Träger) abgerechnet werden kann.
Außerdem gibt es natürlich für jede Einrichtung eine Internet-Homepage, die ohne weitere technische Kenntnisse aus dem System heraus gepflegt werden kann. Die für die Einrichtung erfassten Schließungstage (Feiertage, Ferien) werden auf der Homepage den Eltern angezeigt und natürlich auch bei der Beitragsberechnung für bestimmte Leistungen berücksichtigt.
Das System bietet zum Beispiel auch eine Erfassung von Gebäude- und Verbrauchsdaten, mit dem ein Träger oder Verband schnell ermitteln kann, wie zum Beispiel die Energieverbrauchsbilanz bezogen auf die Kinderzahl oder auf die Fläche der Einrichtung aussieht. Natürlich gehören auch eine Eltern- und eine Personalverwaltung mit Dienstplänen und ein Terminkalender zum System.
Auf Wunsch integrieren wir die Formulare unserer Anwenderinnen, die als PDF-Datei, als Word-Datei, als Excel-Liste oder als direkt ausdruckbarer Serienbrief im System hinterlegt werden. Dies erweist sich als sehr hilfreich in Bezug auf die üblichen Meldebögen für Jugendämter und andere Behörden.
Das System wird inzwischen in acht Bundesländern eingesetzt und nimmt auf die speziellen Bedürfnisse in diesen Bereichen, wie auch auf die regionalen Erfordernisse Rücksicht, in dem es speziell angepasste Verwaltungsmodule und Auswertungen bereitstellt. Da das System auf zentral verwalteten Servern läuft, mit denen die AnwenderInnen bei ihrer Arbeit permanent verbunden sind, können auch schnell Updates und Erweiterungen in das laufende System integriert werden. Je nach Umfang der erforderlichen Änderung kann manchmal innerhalb weniger Tage ein neues Modul oder eine neue Auswertung in das System integriert werden, die dann allen Anwendern sofort bei der nächsten Anmeldung am System zur Verfügung steht, ohne dass ein Update mittels einer CD eingespielt werden muss.
In Hamburg unterstützt das System mittlerweile den vollständig elektronischen Datenaustausch mit dem Jugendamt, inklusive aller Pflegesatzberechnungen für Eltern- und Jugendamtsanteile. In Bremen erstellt das System jedes Jahr automatisch alle statistischen Erhebungsbögen für das Landesamt für Statistik. Ferner liefert es vierteljährliche Kontrollmeldungen an das Amt für Soziale Dienste. Für die Nutzerinnen im Bereich Nordrhein-Westfalen wurde unter anderem der Heimbogen implementiert. Für die evangelischen Kindertageseinrichtungen mit kameralistischer Buchführung wurde ein Exportmodul für die automatische Übernahme der Daten in das KIFIKOS-System entwickelt.
Das System ist für jede Einrichtung nutzbar, eignet sich jedoch besonders gut für Verbände ab 10 Einrichtungen, bei denen die Koordinierung von Anmeldevorgängen, die Abrechnung und die Fachberatung zentral und zeitnah Zugriff auf alle relevanten Daten benötigt.
Olav Roth, REDLINK Mediendienste GmbH, Bremen
Info
Nähere Auskünfte erteilt:
Olav Roth
Telefon: 0421/24439-0
E-Mail: mail@redlink.de
Internet: www.ki-on.de
Weiteres unter: http://www.kleinundgross.de
Website des Verlags: http://www.beltz.de
In loser Reihe - ohne Wertung versteht sich - haben wir in klein&groß damit begonnen, Verwaltungsprogramme für Kitas vorzustellen, zum Teil als Erfahrungsbericht, zum Teil als reine Vorstellung des jeweiligen Systems.
In dieser Ausgabe geht es um das Verwaltungssystem [Ki·ON].
Die Stärke des Systems liegt aufgrund der konsequent auf Vernetzung ausgerichteten Struktur besonders in der Verwaltung mehrerer Einrichtungen mit gemeinsamen Verwaltungsstellen wie Träger, Fachberatung, Jugendamt usw. Alle Eingaben und Änderungen an den Daten, die verschlüsselt über das Internet ausgetauscht werden, stehen sofort nach der Speicherung für andere berechtigte TeilnehmerInnen zur Verfügung. Auch der Ausfall eines PCs in einer Einrichtung ist ungefährlich, da jederzeit von einem anderen PC aus über das Internet weitergearbeitet werden kann, zur Not auch von zu Hause.
Die Idee für dieses System entstand vor etwa sieben Jahren, als ein Kitaverband mit 60 Einrichtungen an uns herantrat, um ein geeignetes System für die Verwaltung der Tageseinrichtungen zu suchen. Gemeinsame Runden mit dem Fachteam, den Leitungen, der Verwaltung und Mitarbeitern unserer Firma als Berater in Bezug auf die technische Eignung eines solchen Systems zeigten schnell, dass eine geeignete Software zum damaligen Zeitpunkt nicht verfügbar war.
Da unser Systemhaus schon mehrere Jahre lang den technischen Support für diesen Verband bewerkstelligte und zahlreiche PC-Anwenderschulungen durchgeführt hatte, waren unseren Mitarbeitern die Probleme der Leitungen sehr vertraut und es entstand der Gedanke, ein eigenes System zu entwickeln. Schon damals lauteten die Anforderungen:
- Kaufmännisches Rechnungswesen.
- Einzelplatz- beziehungsweise stundenbezogene Abrechnung von Leistungen je Kind.
- Zentrale zeitnahe Erstellung von Statistiken und Meldeberichten für Träger und Kommune beziehungsweise das Land.
Was bietet das System für die Praxis?
Das System bietet sehr umfangreiche Erfassungsfunktionen: Es können für jedes Kind neben den üblichen Stammdaten (Adresse, medizinische Daten, Abrechnungsdaten, etc.) auch beliebig viele Bezugspersonen (Sorgeberechtigte, Abholberechtigte) und eine unbegrenzte Zahl zeitlich unabhängiger Leistungsvereinbarungen hinterlegt werden, jeweils mit eigenen Abrechnungsdaten, die vollautomatisch auch in eine Beitragsberechnung und Nachberechnung überführt werden können.
Auf diese Weise lassen sich Korrekturen bei der Beitragsabrechnung leicht durchführen - einfach für den gewünschten Zeitraum den richtigen Vertrag eingeben oder einen Vertrag korrigieren. Bei der nächsten Abrechnung werden Abweichungen automatisch berücksichtigt und die Differenz berechnet.
Änderungen an den Daten können jederzeit von den berechtigten Personen durchgeführt werden und werden sofort bei der Abrechnung, bei der Erstellung von Statistiken und auch beispielsweise bei der Belegungsplanung berücksichtigt. Die Verwaltungsstelle muss hierfür lediglich auch mit dem Internet verbunden sein, ohne dass zunächst E-Mails oder Disketten mit den Daten ausgetauscht werden müssen.
Mit Hilfe von [Ki·ON] kann eine beliebige Anzahl von vordefinierten Betreuungsangeboten erstellt werden, die sich einzelnen Kindern zuordnen lassen. Natürlich kann auch für jedes Kind ein individueller Betreuungsplan erstellt werden. So kann je nach Bedarf eine hochflexible Betreuung angeboten werden, die viertelstundengenau mit beliebig vielen Debitoren (Eltern, Jugendamt, Träger) abgerechnet werden kann.
Außerdem gibt es natürlich für jede Einrichtung eine Internet-Homepage, die ohne weitere technische Kenntnisse aus dem System heraus gepflegt werden kann. Die für die Einrichtung erfassten Schließungstage (Feiertage, Ferien) werden auf der Homepage den Eltern angezeigt und natürlich auch bei der Beitragsberechnung für bestimmte Leistungen berücksichtigt.
Das System bietet zum Beispiel auch eine Erfassung von Gebäude- und Verbrauchsdaten, mit dem ein Träger oder Verband schnell ermitteln kann, wie zum Beispiel die Energieverbrauchsbilanz bezogen auf die Kinderzahl oder auf die Fläche der Einrichtung aussieht. Natürlich gehören auch eine Eltern- und eine Personalverwaltung mit Dienstplänen und ein Terminkalender zum System.
Auf Wunsch integrieren wir die Formulare unserer Anwenderinnen, die als PDF-Datei, als Word-Datei, als Excel-Liste oder als direkt ausdruckbarer Serienbrief im System hinterlegt werden. Dies erweist sich als sehr hilfreich in Bezug auf die üblichen Meldebögen für Jugendämter und andere Behörden.
Das System wird inzwischen in acht Bundesländern eingesetzt und nimmt auf die speziellen Bedürfnisse in diesen Bereichen, wie auch auf die regionalen Erfordernisse Rücksicht, in dem es speziell angepasste Verwaltungsmodule und Auswertungen bereitstellt. Da das System auf zentral verwalteten Servern läuft, mit denen die AnwenderInnen bei ihrer Arbeit permanent verbunden sind, können auch schnell Updates und Erweiterungen in das laufende System integriert werden. Je nach Umfang der erforderlichen Änderung kann manchmal innerhalb weniger Tage ein neues Modul oder eine neue Auswertung in das System integriert werden, die dann allen Anwendern sofort bei der nächsten Anmeldung am System zur Verfügung steht, ohne dass ein Update mittels einer CD eingespielt werden muss.
In Hamburg unterstützt das System mittlerweile den vollständig elektronischen Datenaustausch mit dem Jugendamt, inklusive aller Pflegesatzberechnungen für Eltern- und Jugendamtsanteile. In Bremen erstellt das System jedes Jahr automatisch alle statistischen Erhebungsbögen für das Landesamt für Statistik. Ferner liefert es vierteljährliche Kontrollmeldungen an das Amt für Soziale Dienste. Für die Nutzerinnen im Bereich Nordrhein-Westfalen wurde unter anderem der Heimbogen implementiert. Für die evangelischen Kindertageseinrichtungen mit kameralistischer Buchführung wurde ein Exportmodul für die automatische Übernahme der Daten in das KIFIKOS-System entwickelt.
Das System ist für jede Einrichtung nutzbar, eignet sich jedoch besonders gut für Verbände ab 10 Einrichtungen, bei denen die Koordinierung von Anmeldevorgängen, die Abrechnung und die Fachberatung zentral und zeitnah Zugriff auf alle relevanten Daten benötigt.
Olav Roth, REDLINK Mediendienste GmbH, Bremen
Info
Nähere Auskünfte erteilt:
Olav Roth
Telefon: 0421/24439-0
E-Mail: mail@redlink.de
Internet: www.ki-on.de
Weiteres unter: http://www.kleinundgross.de
Website des Verlags: http://www.beltz.de
Letzte Aktualisierung - Dienstag, 29. November 2011 - 14:56 Uhr